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2022年度尽职调查报告

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2022年度尽职调查报告
1.公司简介(所有来源)
  江苏镕耀新材料有限公司(CID:003159)成立于2016年,办公地址位于江苏省南京市中山路268号汇杰广场1507室,工厂地址位于南京经济技术开发区龙潭街道长江西北路98号。专业从事战略稀有金属供应链整合管理、生产加工和国际贸易。其中包含钽锭原材料经过工厂物理锻轧加工为钽块的过程。我司始终坚持“质量第一”方针,全面贯彻ISO9001质量体系,与国际金属行业知名公司进行合作,确保用户需要,使交付的产品用户100%满意。


2.RMAP评估总结(所有来源)
  作为一个负责任的公司。我们一直致力于协助上游供应链共同承担社会责任。严格遵守我国相关的法律法规和国际规则。在2021年9月27日,我们进行了独立第三方审计公司UL的DAP审核,评估起始日期06/07/2019,终止日期04/24/2021,主要审计员Roc Liao。此评估概要报告发布在RMI网站
https://www.responsiblemineralsinitiative.org/media/docs/Public%20Reports/RFH%20Yancheng%20Jinye%20Public%20Report.pdf上 。
  2022年度, 我们公司遵从《OECD关于受冲突影响和高风险区域矿石全球负责任供应链尽职调查指南》,只采购RMI认可的公司原料。整个过程中进行严格管控,坚决按《经合组织五步框架》和《负责任矿物审验流程》的要求来执行。本报告发布在公司网站https://www.rfh-metals.com/jinzhi.html?cid=2上。


3.公司供应链政策(所有来源)   
  我司原材料采购实施公开、透明的采购政策。遵从《OECD关于受冲突影响和高风险区域矿石全球负责任供应链尽职调查指南》,为避免使用直接或间接为武装团体提供资金或使他们得益的冲突矿物,及/或涉及在高风险和受冲突影响地区进行其他严重侵犯人权行为,非法征税或勒索、洗钱、违反《采掘行业透明度行动计划》(EITI)的矿物,制定了《供应链政策》,并把供应链政策纳入与供应商签订的合同/协议中。此政策完全符合《受冲突影响和高风险区域矿石全球负责任供应链示范政策》(经合组织指南附录二)的要求,它涵盖了经合组织指南附录二中确定的所有风险,适用全球范围。公司承诺一经发现任何附录二风险,将立即处理。本政策经高级经理审查,总经理批准,管理层致力于支持本政策的实施。本政策已向利益相关者(供应商、客户、员工等)广泛传播,可用于公司网站http://www.rfh-metals.com/news11.html?introId=8。


4.公司管理体系(所有来源)
4.1 我司严格恪守在供应链政策方面的承诺,并制定了以下方面的尽职调查内部流程:
-    总经理负责监督尽职调查计划和风险管理的设计和实施。
-    已任命孙伟为高级经理,负责尽职调查体系,协调相关部门(包括社会责任部、运营中心、技术中心和生产中心)的工作,确保各部门恪尽职守,开展尽职调查,并报告所发现的任何示警信号和潜在风险。
-    公司按照尽职调查体系的要求,每年对所有有关部门的主要人员开展了尽职调查管理体系培训。如体系有更新,公司会根据需要开展额外培训。2022年5月24日对1名新员工进行入职培训;2022年6月8日按照培训计划开展了全员培训。
-    高级经理至少每年组织一次管理评审。分析内外部因素的变化,利益相关方的需求和期望,公司政策和承诺的实现程度,管理过程绩效,改进措施的状态,内外部审计的结果,资源充分性等,向总经理汇报审核结果和持续改进的计划。
4.2内部控制系统
-    公司已设立尽职调查管理系统,制定了《尽职调查管理手册》。通过执行《供应商管理程序》、《内部原料控制程序》、《标识和可追溯性程序》等控制供应商的选择、批准和物料的流转过程控制,在整个过程中实施质量平衡评估,使其与经合组织指南及RMAP保持一致。 
-    公司通过电话、邮件、培训等方式,已向所有直接供应商传达了最新的供应链政策和采购要求。公司只从RMI认可的供应商采购钽原料,公司已将供应链政策纳入与直接供应商达成的具体法律约束力的协议中。公司每年考察100%的直接供应商一次,占全年销量的100%,并将风险评估报告传达给供应商。不遗余力的致力于改善供应商绩效,必要时,组织相关人员对供应商进行培训以及能力建设。
-    我公司建立了《申诉管理程序》,并在网站
http://www.rfh-metals.com/news11.html?introId=10公开了高级经理的联系方式作为申诉通道,接受社会各界的监督。也可以通过RMI的申诉机制。
4.3记录保留系统
  公司要求与尽职调查计划相关的所有记录至少保存五年。执行《文件和记录控制程序》。纸质文件都必须分类存放在文件柜里,并有防潮、防霉、防虫蛀的措施。电子文件及记录利用电脑处理备份,按期杀毒,确保文件、记录安全。


5.风险识别
5.1公司执行《风险管理程序》来识别供应链中的风险。对照《联合国制裁名单》、《美国制裁名单》、当地法律和《供应商管理程序》等内部采购要求,审查收集的所有信息。所有直接供应商每年至少进行一次风险评估。
5.2 公司设计了《供应商管理程序》来了解供应商,纳入了关于供应商法律地位和身份信息、供应商分析和潜在风险。我们的所有供应商已完成并交回KYC表格。公司的高级经理与采购团队一起审查了获提供的信息和制裁名单。只要在KYC表格中发现不一致、错误或不完整信息,公司将与供应商进一步合作,在需要时明确和改进文件。在本报告期间,没有发现与所提交的KYC相关的示警信号。
5.3公司只从RMI认可的供应商采购钽原料,执行《风险管理程序》对供应商进行基本的尽职调查,登录RMI的网站,查看《符合标准的冶炼厂》名单确认验证其身份;登录供应商的网站,查看《供应链政策》和《尽职调查报告》;查看供应商评估报告等。评估和缓解供应链中的风险,核实是否存在OECD附录二中提到的示警信号,以此查看是否符合我公司的供应链政策。
5.4对每一笔交易,公司要求供应商提供每批货的生产日期分析证书和整套追溯单据进行比对。如若发现不一致或不符的情况,进行更进一步的尽职调查。
5.5在原材料采购提供或供应商活动中,存在以下情况范围,需要进行进一步的尽职调查:
a) 物料提供的批次不在合规生产期限内;
b) 缺少追溯单据;
c) 提供了超出以往生产能力的产品;
d) 供应商最新信息未及时更新汇报;
e) 其他可识别的示警信号。


6.风险降低
6.1根据以上风险识别方法,对于确定为“高风险”的原料和供应链,开展增强型尽职调查,必要时,进行现场抽查,与供应商、地方和中央当局以及受影响的相关方商议,制定可行的风险缓解计划。
6.2风险降低策略包括:
a) 在整个可衡量风险管理过程中继续开展贸易。
b) 在不断降低风险的同时暂时中止贸易。
c) 在风险降低措施不可行或无法接受的情况下终止与供应商的合作。
6.3 此风险管理计划上报总经理并传达给供应商,相关部门定期监督执行情况。
6.4在此评估周期中,公司没有“高风险”采购,暂时没有执行中的风险缓解计划。

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